Korespondencja ePUAP

image_pdfimage_print

Poniżej przedstawiamy postępowanie w przypadku otrzymania pisma ze skrzynki ePUAP i udzielenie odpowiedzi tą samą drogą.

Po otrzymaniu koszulki z Kancelarii ePUAP, realizujemy sprawę wg. starego trybu np. kiedy student wysłał na Wydział pismo za pośrednictwem skrytki ePUAP, drukujemy je i nadajemy mu bieg papierowy. Każda jednostka postępuje według przyjętych i określonych przez przełożonego, procedur.

Koszulkę z pismem utrzymujemy w folderze w realizacji.

Po uzyskaniu pisemnej decyzji od osoby upoważnionej, skanujemy pismo i dołączamy jako załącznik do koszulki otrzymanej od Kancelarii ePUAP.

Prosimy odpowiednio nazwać załącznik. Zostanie od przekazany do adresata. Należy również uzupełnić jego metadane (nazwa i rodzaj pisma np. decyzja)

Kolejnym krokiem jest przygotowanie Pisma ogólnego . Jest to pismo przewodnie do załączonej dokumentacji. W tym celu w widoku koszulki wybieramy przycisk ePismo

Uzupełniamy dział Dane nadawcy. Dane z punktu 1 i 2 uzupełnione są automatycznie, nie należy ich zmieniać. W punkcie 3 podajemy identyfikator sprawy wynikający z uregulowań wewnętrznych UAM.

Uzupełniamy Dane adresata. Proszę zwrócić uwagę na odpowiednie zaznaczenie, czy adresatem jest osoba fizyczna, czy podmiot/instytucja.

Wybieramy rodzaj dokumentu i uzupełniamy tytuł pisma, a następnie wpisujemy treść pisma przewodniego np.

Szanowni Państwo, 
w załączeniu podpisana umowa.
Z poeważaniem
xxx

Zaznaczamy pliki, które mają zostać wysłane. Potwierdzamy przyciskiem zapisz.

UWAGA! Jeśli system poinformuje nas, że pliki są za duże, należy zaznaczyć w menu pisma Oznacz jako Duży Plik.

Tak przygotowaną koszulkę przekazujemy do Kancelarii wyszukując Kancelaria ePUAP z informacją na jaką skrytkę ePUAP adresata należy przesłać dokumentację (pole Uwagi przy przekazywaniu). Za poprawność wskazania skrytki odpowiada pracownik merytoryczny, kompletujący dokumentację.

Po wysłaniu przez kancelarię odpowiedzi do adresata, koszulka zostanie zwrócona, aby osoba zajmująca się sprawą mogła ją dalej monitorować.

Należy wydrukować UPD (Urzędowe Potwierdzenie Doręczenia) i dołączyć do teczki studenta. (jak przekonwertować plik xml do pdf? – instrukcja)

Ponadto rozwijając pole Korespondencja wychodząca, można monitorować status odebrania korespondencji przez adresata: zielona kropka oznacza, ze adresat odczytał wiadomość. Dodatkowe informacje pojawią się po najechaniu myszką na wspomnianą kropkę.

Ustaw wielkość czcionki
Ustaw kontrast