Udostępnianie koszulki z załącznikiem – instrukcja dla wersji EZD pow. 3.94

image_pdfimage_print

Film instruktażowy dostępny także na kanale

Od wersji 3.94, w systemie EZD zmienia się widok przekazywania i udostępniania koszulki wraz z dokumentami. Dzięki wprowadzonym zmianom, możliwe jest jednoczesne łatwiejsze przekazywanie i udostępnianie dokumentu pozostałym pracownikom.

INSTRUKCJA

Krok 1: Po otwarciu lub utworzeniu nowej koszulki i zapoznaniu się z treścią dokumentu należy uzupełnić jego metadane.

UWAGA! Uzupełnienie metadanych należy do pracownika merytorycznego, nie pracownika Kancelarii. To pracownik merytoryczny jest w stanie uszczegółowić rodzaj dokumentu, widniejący numer na piśmie lub dopisać odpowiednie uwagi. Pracownicy Kancelarii mają za zadanie wprowadzić dane nadawcy widniejące na kopercie.

W celu uzupełnienia metadanych należy wybrać ikonę  lub rozwinąć menu podręczne przy załączniku i wybrać opcję metadane.

Krok 2: W nowym oknie uzupełniamy dane dokumentu oraz wybieramy jego rodzaj

Krok 3: Po zapisaniu metadanych, powracamy do widoku koszulki, a następnie wybieramy przycisk Przekaż lub Udostępnij z górnego menu.

Krok 4: Dostępne jest nowe okno widoku:

Zaznaczona na kolor błękitny rubryka wskazuje, która czynność jest w tej chwili aktywna.

Aby wybrać pracownika, do którego chcemy udostępnić koszulkę, należy zaznaczyć pole oraz wpisać nazwisko odbiorcy w polu . System sam zacznie podpowiadać osoby z listy pracowników.

Po potwierdzeniu wyboru, nazwisko pojawia się pod polem Udostępnianie. Wyszukanie kolejnego pracownika spowoduje dodanie go do listy.

Dodatkowo, wybierając przy wyszukanym nazwisku gwiazdkę możemy przypisać pracownika do ulubionych. Dzięki temu będzie on się pojawiał zawsze w polu Ulubieni, co znacznie przyspieszy udostępnianie/przekazywanie danej koszulki.

Krok 5: Wybieramy opcje dodatkowe oraz wpisujemy Uwagi

Możemy również określić, w jakim trybie chcemy udostępnić dokument. (opcje będą widoczne tylko, gdy uzupełnione zostaną wcześniej metadane dokumentu) :

Po zakończeniu wprowadzania ustawień, potwierdzamy udostępnianie koszulki przyciskiem znajdującym się w prawym górnym rogu okna.

System zapyta nam, czy jesteśmy pewni swego wyboru. Po potwierdzeniu pismo zostanie udostępnione wybranej osobie.

Ustaw wielkość czcionki
Ustaw kontrast