O systemie + zarządzenia

image_pdfimage_print

W dniu 29 czerwca 2016 r. podpisana została umowa ​o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego ​do elektronicznego zarządzania dokumentacja, zwanego EZD PUW, pomiędzy Skarbem Państwa – Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku a Uniwersytetem im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.

W dniu 10 stycznia 2017 r. JMR powołał zespół projektowy ds. wdrażania systemu Zarządzania Obiegiem Dokumentów co jest spełnieniem Strategii Rozwoju UAM, Cel Operacyjny 4.3, zadanie 3​.

10 lutego 2017 r. Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego Jarosław Gowin wystosował do Rektorów Uniwersytetów i Szkół Wyższych pismo, ze wskazaniem na EZD PUW jako zalecany system elektronicznego zarządzania dokumentacją, wspierany również przez Ministerstwo Cyfryzacji.​

1 października 2018 r. rozpoczęto pilotażowe korzystanie z systemu EZD PUW, jako systemu wspomagającego.

Kalendarz EZD na UAM

  • 19-20.10.2017 – Wizyta grupy pracowników UAM w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim, pierwsze szkolenia, zapoznanie się z praca Urzędu i elektronicznym obiegiem dokumentacji, archiwizacją dokumentów
  • 14.11.2017- Wizyta pracowników na Uniwersytecie Gdańskim
  • Marzec  2018– Wprowadzenie wersji testowej
  • Maj 2018 – rozpoczęcie cyklu szkoleń
  • Sierpień/wrzesień 2018 zakup i dostarczenie sprzętu na jednostki UAM
  • Październik 2018 – Wprowadzenie wersji produkcyjnej w wybranych jednostkach w ramach pilotażu:
    • Archiwum
    • Dział Administracyjno-Gospodarczy;
    • Dział Analiz Ekonomiczno-Finansowych
    • Dział Organizacyjno-prawny;
    • Kancelaria Główna;
    • Wydział Chemii;
    • Wydział Filologii Polskiej i Klasycznej;
    • Wydział Studiów Edukacyjnych;
    • Wydział Fizyki;
    • Sekretariat Prorektora ds. informatyzacji oraz współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym;
    • Zespół Radców Prawnych
  • styczeń 2019 – system EZD jako system wspomagający, został wdrożony we wszystkich jednostkach organizacyjnych UAM;
  • kwiecień 2019 – pilotaż wysyłania korespondencji wewnętrznej za pośrednictwem EZD PUW  przez wybrane jednostki UAM;
  • maj/czerwiec 2019 – synchronizacja systemu EZD PUW ze skrzynką Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – odbieranie i wysyłanie korespondencji elektronicznej bez konieczności logowania się na skrzynkę ePUAP, tylko za pośrednictwem EZD PUW;
  • kwiecień 2019 oraz lipiec 2019 – udział administratorów systemu EZD PUW w szkoleniach organizowanych przez NASK – Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa Państwowy Instytut Badawczy;
  • 27-29 listopada 2019 – udział przedstawicieli UAM w III Forum Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie w Toruniu

Zarządzenie nr 374/2019/2020 Kanclerza Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu z dnia 13 stycznia 2020 roku w sprawie określenia rodzaj przesyłek niepodlegających rejestracji w systemie EZD, z uwagi na brak znaczenia dla udokumentowania działalności jednostki przejdź do dokumentu

Zarządzenie nr 330/2018/2019 Rektora UAM z dnia 14 czerwca 2019 roku w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności kancelaryjnych, wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w UAM przejdź do dokumentu

Załączniki:

  1. Zasady szczegółowe przejdź do dokumentu
  2. Sprawy prowadzone wyłącznie w EZD – według JRWA przejdź do dokumentu
  3. Korespondencja wewnętrzna w EZD przejdź do dokumentu
  4. Wykaz przesyłek lub pism niepodlegających otwieraniu – przejdź do dokumentu
  5. Wykaz przesyłek i pism niepodlegających skanowaniu ze względu na treść przejdź do dokumentu
  6. Wykaz pism, których dekretacja odbywa się poza systemem EZD przejdź do dokumentu

Zarządzenie nr 248/2017/2018 Rektora UAM z dnia 7 września 2018 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu przejdź do dokumentu

Załączniki:

  1. Instrukcja kancelaryjna przejdź do dokumentu
  2. Instrukcja archiwalna przejdź do dokumnetu
  3. JRWA przejdź do dokumentu

Zarządzenie nr 249/2017/2018 Rektora UAM z dnia 7 września 2018 roku w sprawie symboli jednostek organizacyjnych Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu przejdź do dokumentu

Załączniki:

  1. Wykaz symboli
  2. Instrukcja nadawania symboli  przejdź do dokumentu
Ustaw wielkość czcionki
Ustaw kontrast