W dniu 29 czerwca 2016 r. podpisana została umowa o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacja, zwanego EZD PUW, pomiędzy Skarbem Państwa – Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku a Uniwersytetem im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.
W dniu 10 stycznia 2017 r. JMR powołał zespół projektowy ds. wdrażania systemu Zarządzania Obiegiem Dokumentów co jest spełnieniem Strategii Rozwoju UAM, Cel Operacyjny 4.3, zadanie 3.
10 lutego 2017 r. Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego Jarosław Gowin wystosował do Rektorów Uniwersytetów i Szkół Wyższych pismo, ze wskazaniem na EZD PUW jako zalecany system elektronicznego zarządzania dokumentacją, wspierany również przez Ministerstwo Cyfryzacji.
1 października 2018 r. rozpoczęto pilotażowe korzystanie z systemu EZD PUW, jako systemu wspomagającego.
Kalendarz EZD na UAM
- 19-20.10.2017 – Wizyta grupy pracowników UAM w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim, pierwsze szkolenia, zapoznanie się z praca Urzędu i elektronicznym obiegiem dokumentacji, archiwizacją dokumentów
- 14.11.2017- Wizyta pracowników na Uniwersytecie Gdańskim
- Marzec 2018– Wprowadzenie wersji testowej
- Maj 2018 – rozpoczęcie cyklu szkoleń
- Sierpień/wrzesień 2018 zakup i dostarczenie sprzętu na jednostki UAM
- Październik 2018 – Wprowadzenie wersji produkcyjnej w wybranych jednostkach w ramach pilotażu:
- Archiwum
- Dział Administracyjno-Gospodarczy;
- Dział Analiz Ekonomiczno-Finansowych
- Dział Organizacyjno-prawny;
- Kancelaria Główna;
- Wydział Chemii;
- Wydział Filologii Polskiej i Klasycznej;
- Wydział Studiów Edukacyjnych;
- Wydział Fizyki;
- Sekretariat Prorektora ds. informatyzacji oraz współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym;
- Zespół Radców Prawnych
- styczeń 2019 – system EZD jako system wspomagający, został wdrożony we wszystkich jednostkach organizacyjnych UAM;
- kwiecień 2019 – pilotaż wysyłania korespondencji wewnętrznej za pośrednictwem EZD PUW przez wybrane jednostki UAM;
- maj/czerwiec 2019 – synchronizacja systemu EZD PUW ze skrzynką Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – odbieranie i wysyłanie korespondencji elektronicznej bez konieczności logowania się na skrzynkę ePUAP, tylko za pośrednictwem EZD PUW;
- kwiecień 2019 oraz lipiec 2019 – udział administratorów systemu EZD PUW w szkoleniach organizowanych przez NASK – Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa Państwowy Instytut Badawczy;
- 27-29 listopada 2019 – udział przedstawicieli UAM w III Forum Zarządzania Dokumentacją w Urzędzie w Toruniu
Zarządzenie nr 374/2019/2020 Kanclerza Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu z dnia 13 stycznia 2020 roku w sprawie określenia rodzaj przesyłek niepodlegających rejestracji w systemie EZD, z uwagi na brak znaczenia dla udokumentowania działalności jednostki przejdź do dokumentu
Zarządzenie nr 330/2018/2019 Rektora UAM z dnia 14 czerwca 2019 roku w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności kancelaryjnych, wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w UAM przejdź do dokumentu
Załączniki:
- Zasady szczegółowe przejdź do dokumentu
- Sprawy prowadzone wyłącznie w EZD – według JRWA przejdź do dokumentu
- Korespondencja wewnętrzna w EZD przejdź do dokumentu
- Wykaz przesyłek lub pism niepodlegających otwieraniu – przejdź do dokumentu
- Wykaz przesyłek i pism niepodlegających skanowaniu ze względu na treść przejdź do dokumentu
- Wykaz pism, których dekretacja odbywa się poza systemem EZD przejdź do dokumentu
Zarządzenie nr 248/2017/2018 Rektora UAM z dnia 7 września 2018 roku w sprawie wprowadzenia instrukcji kancelaryjnej, jednolitego rzeczowego wykazu akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania Archiwum Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu przejdź do dokumentu
Załączniki:
- Instrukcja kancelaryjna przejdź do dokumentu
- Instrukcja archiwalna przejdź do dokumnetu
- JRWA przejdź do dokumentu
Zarządzenie nr 249/2017/2018 Rektora UAM z dnia 7 września 2018 roku w sprawie symboli jednostek organizacyjnych Uniwersytetu im. Adama Mickiewicza w Poznaniu przejdź do dokumentu
Załączniki:
- Wykaz symboli
- Instrukcja nadawania symboli przejdź do dokumentu