W dniu 29 czerwca 2016 r. podpisana została umowa o nieodpłatne korzystanie z programu komputerowego do elektronicznego zarządzania dokumentacja, zwanego EZD PUW, pomiędzy Skarbem Państwa – Podlaskim Urzędem Wojewódzkim w Białymstoku a Uniwersytetem im. Adama Mickiewicza w Poznaniu.
W dniu 10 stycznia 2017 r. JMR powołał zespół projektowy ds. wdrażania systemu Zarządzania Obiegiem Dokumentów co jest spełnieniem Strategii Rozwoju UAM, Cel Operacyjny 4.3, zadanie 3.
10 lutego 2017 r. Minister Nauki i Szkolnictwa Wyższego Jarosław Gowin wystosował do Rektorów Uniwersytetów i Szkół Wyższych pismo, ze wskazaniem na EZD PUW jako zalecany system elektronicznego zarządzania dokumentacją, wspierany również przez Ministerstwo Cyfryzacji.
1 października 2018 r. rozpoczęto pilotażowe korzystanie z systemu EZD PUW, jako systemu wspomagającego.
Kalendarz EZD na UAM
- 19-20.10.2017 – Wizyta grupy pracowników UAM w Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim, pierwsze szkolenia, zapoznanie się z praca Urzędu i elektronicznym obiegiem dokumentacji, archiwizacją dokumentów
- 14.11.2017- Wizyta pracowników na Uniwersytecie Gdańskim
- Marzec 2018– Wprowadzenie wersji testowej
- Maj 2018 – rozpoczęcie cyklu szkoleń
- Sierpień/wrzesień 2018 zakup i dostarczenie sprzętu na jednostki UAM
- Październik 2018 – Wprowadzenie wersji produkcyjnej w wybranych jednostkach w ramach pilotażu:
- Archiwum
- Dział Administracyjno-Gospodarczy;
- Dział Analiz Ekonomiczno-Finansowych
- Dział Organizacyjno-prawny;
- Kancelaria Główna;
- Wydział Chemii;
- Wydział Filologii Polskiej i Klasycznej;
- Wydział Studiów Edukacyjnych;
- Wydział Fizyki;
- Sekretariat Prorektora ds. informatyzacji oraz współpracy z otoczeniem społeczno-gospodarczym;
- Zespół Radców Prawnych
- styczeń 2019 – system EZD jako system wspomagający, został wdrożony we wrzystkich jednostkach organizacyjnych UAM;
- kwiecień 2019 – pilotaż wysyłania korespondencji wewnętrznej za pośrednictwem EZD PUW przez wybrane jednostki UAM;
- maj/czerwiec 2019 – synchronizacja systemu EZD PUW ze skrzynką Elektroniczną Platformą Usług Administracji Publicznej (ePUAP) – odbieranie i wysyłanie korespondencji elektronicznej bez konieczności logowania się na skrzynkę ePUAP, tylko za pośrednictwem EZD PUW;
- kwiecień 2019 oraz lipiec 2019 – udział administratorów systemu EZD PUW w szkoleniach organizowanych przez NASK – Naukowa i Akademicka Sieć Komputerowa Państwowy Instytut Badawczy.