Opis faktury w systemie EZD

image_pdfimage_print

Krok 1: Otwarcie koszulki zawierającej skan faktury

Krok 2: Zmiana nazwy koszulki (jeżeli pracownik zajmujący się fakturami sam zakłada koszulkę i dołącza dokument, od razu nadaje prawidłową nazwę). Nazwa powinna być nadana według schematu: „FAKTURA – Symbol jednostkiźródło finansowania” – np. FAKTURA – WCh – dydaktyka.

Aby zmienić nazwę koszulki należy kliknąć na pole, w którym znajduje się nazwa. Otworzy się pole do edycji. Po dokonaniu zmian, należy je potwierdzić przyciskiem ZAPISZ.

Krok 3: Dołączenie do koszulki szablonu pliku Druga strona faktury. Plik należy dołączyć poprzez wybranie przycisku w menu Akta koszulki i wybrać plik Druga strona faktury

Druga strona faktury powinna zostać opisana zgodnie z Zarządzeniem nr 42/2012/2013 Rektora UAM z dnia 19 grudnia 2012 r. w sprawie wprowadzenia instrukcji o sporządzaniu, obiegu i kontroli dokumentów księgowo – finansowych oraz instrukcji kasowej (link)

W szczególności osoba opisująca fakturę powinna uzupełnić: opis merytoryczny, kto go sporządził i kto go zatwierdzi, numer z wewnętrznego rejestru faktur, źródło finansowania, dane osoby zatwierdzającej źródło finansowania, dane osoby zatwierdzającej/potwierdzającej tryb ZP (+ ewentualnie numer z rejestru ZP), kto zatwierdza/potwierdza tryb ZP, inne ważne informacje.

Po wypełnieniu dokumentu, należy zapisać zmiany i zamknąć plik. Zostanie on automatycznie dołączony do koszulki. Do koszulki należy również dołączyć inne dokumenty niezbędne do realizacji procesu.

W przypadku braku programu Addin, który umożliwia otwarcie dokumentu i jego edycje, można dołączyć wcześniej uzupełniony i zapisany plik opisu drugiej strony faktury z komputera poprzez przycisk (druga strona faktury do pobrania).

Krok 4: Wyraźne opisanie oryginału faktury napisem EZD w kolorze czerwonym w lewym górnym narożniku pierwszej strony dokumentu.

Krok 5: Uzupełnienie metadanych załączonych dokumentów, w szczególności dla dokumentu faktury powinny zostać uzupełnione informacje: wybór rodzaju dokumentu – FAKTURA, uzupełnienie numeru dokumentu – NUMER FAKTURY i daty dokumentu – DATA WYSTAWIENIA FAKTURY. Szczegółowa instrukcja uzupełniania metadanych.

Krok 6: Oznaczenie dokumentu Druga strona faktury do akceptacji. Należy wybrać z menu podręcznego przycisk Monit. Dokument zostanie zaznaczony na żółto.

Krok 7: Przekazanie koszulki do osoby zatwierdzającej dokument pod względem merytorycznym poprzez przycisk (pełna instrukcja przekazywania koszulki).

Krok 8: Faktura, która wróci podpisana podpisem kwalifikowanym od osoby zatwierdzającej ją merytorycznie, jest przekazywana (stosując wytyczne z kroku 6 powyżej), do akceptacji przez kolejne osoby wpisane do części od III do V dokumentu.

Ustaw wielkość czcionki
Ustaw kontrast