Instrukcja wnioskowania o zdalny dostęp do EZD

Instrukcja wnioskowania o zdalny dostęp do EZD

Pełna instrukcja do pobrania: tutaj
Formularz zamówienia licencji: wersja word; wersja pdf.

Krok 1: Zamówienie licencji na zdalny pulpit wypełnione i zaakceptowane przez uprawnione osoby należy przesłać na adres licencje@amu.edu.pl lub przez EZD do Centrum Informatycznego;

UWAGA! W okresie pracy zdalnej związanej z epidemią w kraju, nie mogą Państwo zdobyć podpisu kierownika jednostki i dysponenta środków na wniosku. Prosimy więc skierować prośbę o wykupienie licencji do przełożonego i uzyskać akceptację drogą mailową. Mail taki pobrać do pliku i wraz z wypełnionym wnioskiem przesłać na adres licencje@amu.edu.pl. Tylko maile z kompletem dokumentów będą rozpatrywane.

Krok 2: Po otrzymaniu potwierdzenia realizacji należy je przesłać na adres helpdesk@amu.edu.pl

Krok 3: Użytkownik otrzyma plik / link do pliku  , który należy zapisać w dogodnym miejscu (np. na pulpicie);

Krok 4: Następnie należy go uruchomić i podać dane do autoryzacji.

Za pierwszym razem należy wpisać pełną nazwę użytkownika tzn. amuad\użytkownik. Przykład: dla adresu e-mail lidias@amu.edu.pl => dane do autoryzacji amuad\lidias hasło takie jak jest wymagane do logowania do EZD . Przy następnych połączeniach wystarczy wpisać samą nazwę użytkownika.

Krok 5: Po zalogowaniu na pulpicie widoczny jest skrót do logowania do systemu 

Krok 6: Po zakończonej pracy, należy kliknąć na skrót Wyloguj


Połączenie do zdalnego pulpitu jest szyfrowane. Dodatkowo dla bezpieczeństwa oraz optymalizacji wykorzystania zasób serwera nieużywana sesja jest:

  • po 15 minutach blokowana (potrzeba wpisania hasła),
  • po 30 minutach rozłączana (po wznowieniu jej stan jest przywracany),
  • po 24 godzinach zakończana (wylogowywana).

Dostęp zdalny jest limitowany do określonej listy osób.  Każdy logujący się użytkownik zużywa 1 licencję, która jest zwalniana po 60 dniach od ostatniego logowania.

UWAGA!!!! Osoby korzystające w domu z komputerów z systemem operacyjnym Windows XP lub niższym nie będą mogły się podłączyć ze względów bezpieczeństwa. Do połączenia potrzebny jest co najmniej system Windows 7. Ewentualne problemy z podłączeniem proszę kierować na adres helpdesk@amu.edu.pl.

EZD w czasie epidemii koronawirusa

Szanowni Państwo,
Praca zdalna, z którą przyszło wielu nam się zmierzyć, to okazja, aby w większym niż dotychczas stopniu wykorzystać dostępne systemy informatyczne wspierające naszą pracę. Systemem, który powinien być szeroko wykorzystywany to EZD, czyli narzędzie wspierające obieg elektroniczny pism, spraw i korespondencji. Poniżej zamieszczam najważniejsze informacje dotyczące tego systemu wraz z linkami do dokumentów i instrukcji szczegółowo opisujących poszczególne funkcjonalności. Chciałbym podkreślić, że sekretariaty rektora, prorektorów, kanclerza i kwestora, a także kierownicy wszystkich jednostek administracji centralnej na bieżąco w codziennej pracy korzystają z systemu EZD. Wszelkie pisma w tradycyjnej formie kierowane do tych osób / jednostek, mogą (i powinny w obecnych czasach) być dostarczane w wersji elektronicznej. Zapewni to szybką obsługę wpływających podań i spraw. Gorąco do tego zachęcam. Wykorzystajmy ten trudny czas to poznania i korzystania z systemu EZD w większym zakresie.
 
W razie jakichkolwiek pytań i wątpliwości dostępni są do Państwa dyspozycji koordynatorzy EZD w UAM – p. Lidia Pudliszak oraz p. Aneta Masztaller (szczegóły na stronie http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/).
 
Z poważaniem
dr Marcin Wysocki
Kanclerz
    
– szczegółowe zasady obiegu dokumentów z wykorzystaniem systemu EZD reguluje zarządzenie Rektora nr 330/2018/2019 z dnia 14 czerwca 2019r. w sprawie zasad postępowania z dokumentacją, wykonywania czynności, kancelaryjnych, wdrożenia systemu Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją w UAM https://uam.sharepoint.com/sites/Baza-Zasobow/MonitorUAM/ZR/2018-2019/330_2018_2019_Zarzadzenie_2018_2019_EZD.pdf;
 
– wszelkie instrukcje dotyczące zarówno obsługi, odpowiedzi na najczęściej zadawane pytania znajdują się na stronie www.ezdedu.amu.edu.pl;
 
– logowanie w EZD odbywa się w sposób bezpieczny (patrz instrukcja logowania http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/instrukcja-logowania-do-systemu/),
 
– możliwy jest dostęp zdalny do systemu (koszt licencji ok 22 EURO) – potrzeby należy zgłaszać do Centrum Informatycznego (ezd@amu.edu.pl lub helpdesk@amu.edu.pl);
 
– system EZD umożliwia w pełni bezpieczny obieg korespondencji zarejestrowanej i zeskanowanej w Punktach Kancelaryjnych zgodnie z ich dotychczasowym obiegiem. Każdy taki dokument opatrzony jest kodem kreskowym, po którym można go zidentyfikować i odtworzyć jego ścieżkę obiegu. Dokument elektroniczny będący odwzorowaniem dokumentu papierowego, wyprzedza obieg dokumentu papierowego i można nad nim procedować bez konieczności dostępu do wersji papierowej, tym bardziej, że zgodnie z §4, ust. 1 zarządzenia dekretację dokonaną w systemie EZD, jeżeli dokumentacja prowadzona jest papierowo, należy przenieść na papier, co można uczynić później np. przez oddrukowanie historii akceptacji dokumentu – http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przygotowanie-dokumentu-do-akceptacji-i-jego-zatwierdzenie/;
 
– przekazywanie dokumentów (instrukcja znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przekazywanie-lub-udostepnienie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/ ) jest równoznaczne z oddaniem oryginału dokumentu (tylko oryginały stanowią dokumentację spraw) natomiast udostepnienie  (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/udostepnianie-koszulki-z-zalacznikiem-instrukcja-dla-wersji-ezd-pow-3-90/) stanowi odpowiednik oddania kopii (kserokopii) dokumentu;
 
– tworzenie dokumentów w EZD, w tym korespondencja wewnętrzna nie wymaga drukowania, podpisywania i skanowania. Dokument (np. w MS WORD) utworzony, załączony do koszulki i przekierowany do innej osoby ma taką samą wartość jak dokument wydrukowany, podpisany, zeskanowany i przesłany poprzez EZD lub w papierowo. Nie drukujmy zatem niepotrzebnie dokumentów, po to tylko aby je zeskanować.
 
– każda czynność wykonana na dokumencie w systemie jest odzwierciedlona w jego historii (wraz z dokładną datą i ewentualną informacją o dokonaniu czynności w zastępstwie http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/kiedy-kogos-zastepujemy/). Dokumenty typu Word / Excel można przygotować poza systemem i dołączyć je do koszulki lub wytworzyć w systemie – pod warunkiem, że zainstalowany jest dodatek integrujący Addin (na zdalnych dostępach jest zainstalowany);
 
– system EZD umożliwia pełną obsługę platformy ePUAP – informacja o tym, jak należy postępować znajduje się tutaj http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/korespondencja-epuap/;
 
– dokumenty można podpisać również z wykorzystaniem Profilu Zaufanego – pobierając je z systemu i składając podpis https://www.gov.pl/web/gov/podpisz-dokument-elektronicznie-wykorzystaj-podpis-zaufany. Po podpisie ponownie załączamy go do dokumentacji już w wersji podpisanej. Należy zwrócić jedynie uwagę czy w wymogach formalnych, jeżeli tak podpisany dokument jest przekazywany do instytucji, nie ma wymogu wykorzystania podpisu kwalifikowanego;
 
– cały czas istnieje możliwość zdalnych konsultacji poprzez platformę MS Teams – szczegóły http://ezdedu.amu.edu.pl/szkolenia/.

Nowe instrukcje

Na podstronie Opisy + instrukcje + FAQ pojawiły się nowe instrukcje dotyczące korespondencji ePUAP oraz możliwości wydruku plików xml (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/jak-pobrac-i-wydrukowac-plik-xml/).

Na wspomnianej stronie znajduje się również instrukcja dotycząca przygotowania dokumentu do akceptacji oraz jego zatwierdzenie w systemie EZD przez osoby decyzyjne (http://ezdedu.amu.edu.pl/instrukcje-2/przygotowanie-dokumentu-do-akceptacji-i-jego-zatwierdzenie/)

Nowe zarządzenie

13 stycznia 2020 roku wprowadzone zostało nowe Zarządzenie Kanclerza w sprawie określenia rodzaju przesyłek niepodlegających rejestracji w systemie EZD. Dokument do wglądu znajduje się na stronie UAM – zobacz dokument.

Zarządzenie obejmuje specyficzna grupę przesyłek, które nie mają większego znaczenia dla działalności poszczególnych jednostek takie jak: zaproszenia, kartki z życzeniami, gazety czy egzemplarze obowiązkowe.

Wyłączenie obejmuje jedynie przesyłki nierejestrowane. Te, które widnieją na wykazie, ale dostarczone zostały przez pocztę polską lub innego operatora jakozarejestrowane nadal podlegają wpisaniu do EZD i nadaniu numeru RPW (Rejestr Przesyłek Wpływających).

Powiadomienia

Wszystkie listy ogólnouczelniane przesyłane za pośrednictwem poczty e-mail, udostępniane są również w systemie EZD.

O nowej wiadomości informować będzie mrugający kwadrat w prawym górnym roku

Kolor niebieski zmieni się na czerwony a mrugająca liczba będzie również informować o liczbie wiadomości.

Odczytanie wiadomości poprzez kliknięcie na kwadrat i rozwinięcie pojawiającego się skrótu informacji, powoduje wyłączenie mrugającego powiadomienia.

Ustaw wielkość czcionki
Ustaw kontrast