Po zalogowaniu do systemu aby przekazać jakikolwiek dokument własny (utworzony przez siebie) musimy przygotować koszulkę, w której ten dokument się znajdzie.
Koszulkę możemy utworzyć:
- będąc na stronie głównej systemu, w prawej dolnej jego części:
- będąc w dowolnym z folderów systemowych w pierwszym wierszu pierwsza ikona z lewej strony
Każda koszulka powinna mieć swoją unikalną nazwę, która w skrótowy sposób będzie określać jej zawartość. Wymogiem systemu jest aby była przynajmniej dwuczłonowa.
Po uzupełnieniu właściwej nazwy otrzymujemy „opakowanie” do naszych dokumentów
Nazwę koszulki możemy w każdym momencie, gdy jesteśmy jej właścicielami, zmienić przez kliknięcie w polu jej nazwy i potem zapisz
Każda koszulka ma swój identyfikator, który przypisywany jest również do numeru technicznego dokumentów w niej się znajdujących
W przypadku dokumentów, których obieg w EZD jest obiegiem wspomagającym (podstawowy obieg dokumentów to obieg papierowy) należy taki dokument oznaczyć tym numerem, co ułatwi późniejsze odszukanie dokumentu w systemie, o ile taki dokument nie ma nadanego numeru RPW (Rejestru Przesyłek Wpływających).
Załącznik nr 1 do Zarządzenia nr 330/2018/2019 z dn. 14 czerwca 2019 roku, §16:
Koszulki utworzone w Punktach Kancelaryjnych otrzymują nazwy nadawane automatycznie. Nazwa koszulki Skan Dokumentu wskazuje, że w koszulce znajduje się dokument z pełnym odwzorowaniem (skanem) dokumentu w wersji papierowej. Nazwa koszulki Pismo przetworzone w trybie wsadowym oznacza, że załączony w koszulce dokument nie został zeskanowany z powodów o których mowa w załączniku nr 5 do Zarządzenia nr 330/2018/2019 z dn. 14 czerwca 2019 roku (zgodnie z §7, ust.2).