Udostępnianie koszulki z załącznikiem

Film instruktażowy dostępny także na kanale

Krok 1: W celu udostępnienia koszulki z dokumentami, należy w widoku koszulki wybrać przycisk

UWAGA! Przed udostępnieniem należy upewnić się, że metadane dokumentu są uzupełnione. Jeśli przy załączniku widnieje ikona z szarą gwiazdką oznacza to, że metadane dokumentu nie zostały uzupełnione i dokument nie zostanie dołączony do koszulki w momencie jej udostępniania.

Uzupełnienie metadanych należy do pracownika merytorycznego, nie pracownika Kancelarii. To pracownik merytoryczny jest w stanie uszczegółowić rodzaj dokumentu, widniejący numer na piśmie lub dopisać odpowiednie uwagi. Pracownicy Kancelarii mają za zadanie wprowadzić dane nadawcy widniejące na kopercie.

W celu uzupełnienia metadanych należy wybrać ikonę  lub rozwinąć menu podręczne przy załączniku i wybrać opcję metadane.

Krok 2: W nowym oknie należy wyszukać wszystkich pracowników, którym chcemy udostępnić koszulkę dokumentem. Po wybraniu pracownicy zostają dołączeni do listy „Wybrani pracownicy”.

Krok 3: Zaznaczamy checkbox przy załączniku/ załącznikach

Krok 4: Wybieramy opcję, czy chcemy udostępnić załącznik w trybie do odczytu czy umożliwić jego edycję. Jeśli chcemy, aby pracownicy mogli edytować dokument, należy kliknąć na jego nazwę. Wówczas pojawi się czerwony napis W TRYBIE EDYCJI. Jeśli udostępniamy dokument, który ma nadany RPW, nie możemy go przesłać w trybie do edycji,a jedynie do odczytu.

Wpisujemy uwagi i potwierdzamy udostępnienie koszulki przyciskiem Udostępnij

Krok 5:  Po prawidłowym działaniu wyświetlony zostanie komunikat potwierdzający udostępnienie koszulki z dokumentem.

Koszulka znajduje się w folderze W realizacji oraz Udostępnione. Można sprawdzić, czy pracownicy zapoznali się już z dokumentem:

Czerwona kropka – koszulka nie została jeszcze otwarta

Żółta kropka – koszulka została otwarta, ale jeszcze nie została zakończona przez pracownika

Zielona kropka – pracownik zrealizował zadanie i je zakończył.